De juridische kant van outsourcing

Contracten en aansprakelijkheid: de juridische kant van outsourcen

3 oktober 2023, door Berth Brouwer

Als een ondernemer ervoor kiest bedrijfsactiviteiten te outsourcen, is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken met de leverancier over servicelevels, aansprakelijkheid en de voorwaarden waaronder een contract beëindigd kan worden. Berth Brouwer is partner en advocaat ondernemingsrecht bij act Fort Advocaten en hij stipt aan dat ondernemers aan een aantal zaken moeten denken voor zij met een outsourcing-partner in zee gaan.

Het afspreken van een servicelevelniveau
Het is belangrijk dat je prestatie-eisen neerlegt bij de partij aan wie je taken hebt geoutsourcet: wat gaat die partij precies doen? Hoe laat? En binnen welke responsetijden moet hij dat doen? Je spreekt een servicelevelniveau af en wat de gevolgen zijn als dat niveau niet wordt gehaald. Om discussies te voorkomen is het belangrijk om het servicelevelniveau en de gevolgen van het schenden daarvan zoveel mogelijk te concretiseren. Dat kan zo gedetailleerd in het contract worden opgenomen als jezelf wilt. Hierdoor kan een ondernemer altijd ergens op terugvallen: als de servicelevels dan een aantal keer niet worden gehaald, kan bijvoorbeeld een bepaald percentage van het bedrag dat aan de supplier moet worden betaald ingehouden worden.

Regeling omtrent beëindiging
Wanneer de servicelevels onvoldoende concreet zijn afgesproken, sta je altijd zwakker. Helderheid op dit punt levert ook meteen een goede prikkel op voor de partij aan wie je hebt geoutsourcet om ervoor te zorgen dat hij dit servicelevelniveau haalt. Een aantal zaken zijn van groot belang bij het opstellen van deze contracten: in eerste instantie een goede regeling omtrent beëindiging. Stel dat je ontevreden bent over zo’n partij, dan moet je daar op een vrij eenvoudige manier vanaf kunnen. Neem daarom altijd een mogelijkheid tot neutrale opzegging met een korte opzegtermijn op, bijvoorbeeld een of twee maanden. Je kunt dan altijd van een partij af zonder opgave van redenen en zonder schadeplichtig te zijn. Zo heb je in ieder geval voor jezelf een veiligheidsklep.

Algemene voorwaarden
Ten tweede moet je oppassen met de algemene voorwaarden. Zo’n provider is natuurlijk geneigd zijn eigen voorwaarden erdoorheen te drukken en daar zitten vaak vergaande beperkingen van aansprakelijkheid in. Je moet erop bedacht zijn of je dat wel wilt. Soms worden die voorwaarden niet eens meegestuurd en wordt er alleen maar naar verwezen. Bedenk dat ze dan toch al van toepassing zijn.

Opnemen van vrijwaringen
Tot slot moet je bepaalde vrijwaringen opnemen en het recht om boetes of andere geleden schade te verrekenen. Een voorbeeld uit de hotelbranche is dat suppliers housekeepers of ander personeel zonder verblijfsvergunning in hotels lieten werken. Daarom moet je een garantie vragen dat het ingezette personeel alle papieren heeft en gerechtigd is hier te werken en is het noodzakelijk vrijwaring te verlangen.

Verrekeningen 
Die vrijwaring is voor het geval dat de papieren toch niet in orde zijn. Mocht je worden aangesproken door de belastingdienst of een boete krijgen, dan is dat te verhalen op je wederpartij. Je moet daarom laten opnemen dat dit soort dingen altijd verrekend mogen worden. Veel suppliers bedingen dat facturen gewoon betaald moeten worden en verrekening of opschorting niet mag. Je moet dan eerst betalen en dat moet je later maar terug zien te halen. Eigenlijk is het advies om er bij het opstellen van het contract niets over te zeggen. Op basis van de wet mag je namelijk bijna altijd verrekenen. Als er dan wel een boete binnenkomt, is dat bedrag gewoon in te houden op de maandelijkse factuur.