Thuiswerken ten tijde van het coronavirus
Het kabinet heeft gisteravond (woensdag 6 mei) een spoorboekje gepresenteerd met een opzet voor versoepelingen van de coronamaatregelen voor de komende maanden. Hoewel op veel fronten versoepelingen zijn gepresenteerd, blijft het advies om zoveel mogelijk thuis te werken overeind. Daarbij werd eerder al gesproken over de 1,5 meter-samenleving als het ‘nieuwe normaal’. Nu thuiswerken voorlopig de norm blijft en de 1,5 meter-samenleving het nieuwe normaal, beantwoorden wij in dit blog de meest gestelde arbeidsrechtelijke vragen omtrent thuiswerken en de overgang naar de 1,5 meter-samenleving ten tijde van de coronacrisis.
- Mag een werknemer op eigen initiatief thuiswerken vanwege angst voor het coronavirus?
In principe bestaat er voor een werknemer geen recht op thuiswerken, tenzij werkgever en werknemer hierover afspraken hebben gemaakt in bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst. Een werknemer mag dan ook niet zomaar weigeren om op het werk te verschijnen vanwege angst voor het coronavirus. Indien een werknemer toch thuis blijft, kan sprake zijn van werkweigering. Werkweigering kan een reden zijn om de loonbetaling stop te zetten of reden zijn om een werknemer op staande voet te ontslaan. Hoewel er voor een werknemer in principe geen recht op thuiswerken bestaat, noopt goed werkgeverschap in tijden van een crisis als deze werkgevers wel tot een flexibelere houding ten opzichte van thuiswerken dan normaal. Indien een werknemer goede argumenten heeft om tijdelijk thuis te werken en de werkzaamheden dit ook mogelijk maken, wordt het voor een werkgever met de huidige overheidsmaatregelen lastig om een werknemer desondanks te verplichten naar het werk te komen. Uiteraard geldt wel dat hoe beter een werkgever in staat is de veiligheid van een werknemer op zijn werkplek te garanderen, hoe eerder van een werknemer kan worden verlangd dat hij naar zijn werkplek komt. Met de aankondiging van de 1,5 meter-samenleving als het ‘nieuwe normaal’ adviseren wij werkgevers dan ook om alvast na te denken over hoe zij ervoor kunnen zorgen dat de veiligheid van werknemers op de werkvloer zoveel mogelijk gewaarborgd kan worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het werken in shiften, extra hygiëne maatregelen en het aanpassen van werkplekken. - Mag een werkgever van een werknemer verlangen om met het openbaar vervoer naar de werkplek te reizen?
Het huidige advies van de overheid luidt om het openbaar vervoer alleen te gebruiken voor noodzakelijke reizen. Indien gebruik wordt gemaakt van het openbaar vervoer, is het advies om zoveel mogelijk buiten de spits te reizen. Daarbij wordt per 1 juni 2020 het dragen van een niet-medisch mondkapje in het openbaar vervoer verplicht gesteld. Indien een werkgever van een werknemer verlangt om op de werkplek aanwezig te zijn, kan discussie ontstaan over de vraag of een werkgever een werknemer kan verplichten om met het openbaar vervoer naar de werkplek te reizen. Het antwoord op deze vraag zal van geval tot geval verschillen. Op grond van het beginsel van goed werkgeverschap en het beginsel van goed werknemerschap mag van zowel werkgever als werknemer een constructieve houding worden verwacht ten aanzien van het zoeken naar een passende oplossing. Zo kunnen werkgever en werknemer overleg plegen over alternatieve opties, zoals de mogelijkheid tot carpoolen, het vergoeden van parkeerkosten of het aanpassen van werktijden zodat een werknemer buiten de spits kan reizen. Indien een werknemer na overleg en de aanbieding van goede alternatieven zonder goede argumenten blijft weigeren om naar de werkplek te reizen, zou een werkgever disciplinaire maatregelen kunnen treffen. - Welke maatregelen dient een werkgever te treffen in geval van thuiswerken?
Op grond van de Arbowet dient een werkgever zorg te dragen voor de veiligheid en gezondheid van zijn werknemers en dient hij daartoe een beleid te voeren dat gericht is op zo goed mogelijke arbeidsomstandigheden. Deze verplichting geldt ook indien werknemers thuiswerken. Wel geldt in geval van thuiswerken een verlicht Arboregime. Dit houdt in dat niet alle bepalingen uit de Arbowet van toepassing zijn. Zo hoeft een thuiswerkplek bijvoorbeeld niet te voldoen aan eisen ten aanzien van brandgevaar, kleedruimte of toiletten. Wel dient een werkgever zorg te dragen voor een ergonomisch ingerichte thuiswerkplek. Nu duidelijk is dat thuiswerken voorlopig de norm blijft, kan dit betekenen dat een werkgever een goede stoel of een goed afgesteld bureau ter beschikking zal moeten stellen. Om zo goed mogelijk te kunnen blijven voldoen aan de zorgplicht, zullen werkgevers hun werknemers daarnaast voorlichting moeten geven over de gezondheidsrisico’s van het thuiswerken en over de maatregelen die werknemers kunnen nemen om dat risico te beperken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan voorlichting met betrekking tot het aannemen van een juiste werkhouding. - Wie betaalt de inrichting van de thuiswerkplek van een werknemer?
Zoals vermeld, heeft een werkgever de verplichting om zorg te dragen voor een ergonomisch ingerichte thuiswerkplek. De kosten daarvan komen op grond van de Arbowet voor rekening van de werkgever. Indien een werknemer al beschikt over een ergonomisch ingerichte werkplek, hoeft een werkgever daar niet verder aan bij te dragen. Ten tijde van de coronacrisis komt de vraag op of het redelijk is dat een werkgever investeert in een thuiswerkplek, terwijl deze daarna (vrijwel) niet meer gebruikt gaat worden. Het uitgangspunt blijft echter wel dat een werkgever verantwoordelijk is voor de werkplek van een werknemer. Zeker nu werknemers voor langere tijd aangewezen zijn op hun thuiswerkplek, is het belangrijk dat werkgevers hun zorgplicht met betrekking tot een ergonomisch ingerichte werkplek niet te lichtzinnig opvatten. Indien je als werkgever niet bereid bent om te investeren in de thuiswerkplek van een werknemer, bestaan er ook tussenoplossingen. Zo kan een werkgever ervoor kiezen om materialen die normaal gesproken op de werkplek worden gebruikt, zoals bijvoorbeeld een computer of een bureaustoel, tijdelijk te verhuizen naar de thuiswerkplek van de werknemer. - Welke aansprakelijkheid geldt voor een werkgever?
Wanneer een werkgever niet voldoet aan de Arbowetgeving, riskeert hij bestuursrechtelijke handhaving door de Inspectie SZW. Inspecteurs hebben ook in geval van thuiswerken de bevoegdheid om werkplekken te controleren. Daarnaast geldt de civielrechtelijke werkgeversaansprakelijkheid. Dit houdt in dat een werkgever een zorgplicht heeft ten aanzien van de veiligheid van de werkomgeving van werknemers. Een werkgever moet die maatregelen treffen die redelijkerwijs nodig zijn om te voorkomen dat een werknemer in de uitoefening van zijn functie schade lijdt. Dat de zorgplicht van een werkgever (ook) in geval van thuiswerken ver reikt, blijkt uit een uitspraak van het gerechtshof Amsterdam van 7 september 2006. In deze zaak stelde een werkneemster haar werkgever aansprakelijk voor schade als gevolg van RSI, opgelopen tijdens het thuiswerken. Het hof kwam in deze uitspraak tot de conclusie dat de betreffende werkgever niet aan zijn zorgplicht had voldaan. Dit doordat hij geen voorlichting had gegeven over ergonomisch werken en beeldschermwerk en evenmin zorg had gedragen voor de juiste arbeidsomstandigheden op de thuiswerkplek van de werknemer. Uiteraard geldt bovengenoemde zorgplicht en bijbehorende aansprakelijkheid ook indien werknemers ten tijde van de coronacrisis hun werk op de gebruikelijke werkplek uitvoeren. Een werkgever zal in dat geval maatregelen moeten treffen die de veiligheid van werknemers op de werkvloer zoveel mogelijk kan waarborgen, en daarnaast ook moeten toezien op naleving van de getroffen maatregelen. - Kan een lange tijd thuiswerken leiden tot een verworven recht op thuiswerken?
Soms ontstaat een bepaalde arbeidsvoorwaarde na verloop van tijd stilzwijgend. Dit wordt ook wel een verworven recht genoemd. Of en wanneer sprake is van een verworven recht, laat zich niet in algemene zin beantwoorden. Gesteld kan echter worden dat in de bijzondere situatie, waarin werknemers vanwege de coronacrisis noodgedwongen thuiswerken, niet zomaar een verworven recht op thuiswerken zal ontstaan. Om achteraf onduidelijkheden te voorkomen, is het werkgevers aan te raden om helder naar werknemers te communiceren dat het recht op thuiswerken tijdens de coronacrisis van tijdelijke aard is en dus alleen geldt in deze bijzondere situatie. - Mag een vaste reiskostenvergoeding onbelast worden blijven vergoed in geval van thuiswerken?
Werkgevers mogen de reiskosten voor woon-werkverkeer onbelast vergoeden tot € 0,19 per kilometer. In veel gevallen waarbij werknemers reiskosten maken met een vast en gelijkmatig karakter, wordt gebruik gemaakt van een vaste, onbelaste reiskostenvergoeding. Doordat veel werknemers als gevolg van de coronacrisis voor lange tijd moeten thuiswerken en dus niet meer naar hun werkplek reizen, zou dit er in veel gevallen toe leiden dat werkgevers de vaste reiskostenvergoeding niet meer onbelast mogen verstrekken. De bijzondere omstandigheden van de coronacrisis hebben echter aanleiding gegeven tot tijdelijke versoepelingen van de fiscale regeling met betrekking tot – onder andere – de reiskostenvergoeding. Deze versoepeling houdt in dat werkgevers de vaste reiskostenvergoeding onbelast mogen blijven verstrekken tot nadere orde, ook als een werknemer voor lange tijd niet naar zijn werkplek reist. - Mag een werkgever de internet- en e-mail-activiteiten van een thuiswerkende werknemer controleren?
Doordat werkgevers geen tot weinig zicht hebben op hetgeen werknemers thuis uitvoeren zal menig werkgever geneigd zijn de thuiswerkende werknemer te willen controleren. Het controleren van thuiswerkende werknemers kan inbreuk maken op de privacy van deze werknemers. Controle is daarom slechts mogelijk onder voorwaarden. Allereerst zal een werkgever aan een werknemer kenbaar moeten maken dat zijn internet- en e-mailactiviteiten kunnen worden gecontroleerd en op welke wijze. Ten tweede zal sprake moeten zijn van een legitiem doel, dan wel een gerechtvaardigd belang, welke zwaarder dient te wegen dan het belang van de werknemer. Ten derde dienen er geen minder ingrijpende methoden en maatregelen voorhanden te zijn om dit doel te bereiken. De controle moet dus noodzakelijk zijn. Ten slotte is de werkgever verplicht om rekening te houden met vertrouwelijke communicatie van de werknemer. Zo mag een werkgever geen privé e-mails van de werknemer inzien. - Is instemming van de ondernemingsraad vereist voor het laten thuiswerken van werknemers of het opstellen van een regeling met het oog op de 1,5 meter-samenleving?
Het besluit om werknemers tijdelijk thuis te laten werken, zal in de meeste gevallen geen instemming van de ondernemingsraad vereisen. Het gaat immers om een maatregel van tijdelijke aard, waarbij geen duurzame regeling in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden wordt ingevoerd of gewijzigd. Dit kan anders zijn indien een thuiswerkregeling wordt vastgesteld of gewijzigd welke duurzaam van aard is. In dat geval is instemming van de ondernemingsraad vereist. Dit kan het geval zijn als in een duurzame thuiswerkregeling afspraken worden gemaakt over bijvoorbeeld arbeids- en rusttijden, arbeidsomstandigheden, werkoverleg en/of de personeelsbeoordeling. Hetzelfde geldt indien werkgevers met het oog op de 1,5 meter-samenleving een duurzame regeling willen opstellen waarin afspraken worden gemaakt over bijvoorbeeld aangepaste werktijden zodat werknemers buiten de spits kunnen reizen, het werken in shiften, aangepaste arbeidsomstandigheden etc.
Vragen over thuiswerken en de overgang naar de 1,5 meter-samenleving? Neem dan contact op met een van onze arbeidsrechtadvocaten. Wij helpen u graag verder!
